Wie ein Büroumzug organisiert wird

Wenn Firmen wachsen oder umstrukturiert werden, benötigen sie neue Räume. Das Unternehmen kann vollständig oder aber nur teilweise in ein anderes Land umziehen. Dieser Umzug findet entweder als Büroumzug  mithilfe von beispielsweise der Bernhard Storck jr. GmbH innerhalb der Landesgrenzen statt oder wird als Exportumzug durchgeführt. Zieht ein Büro aus dem Ausland ins Inland, handelt es sich um einen Importumzug, der sowohl das Büro als auch das private Inventar des betroffenen Mitarbeiters umfasst.
Zuerst entscheidet die Unternehmensleitung, ob sie einen eigenen Mitarbeiter oder einen spezialisierten Dienstleister mit diesen Aufgaben betraut. Kommt es während der Planung und Durchführung zu finanziellen Ausfällen, haftet der Dienstleister für die von ihm zu vertretenen Schäden.
Dann nimmt der Beauftragte die Vermessung des neuen Büroraumes vor und erstellt eine firmeninterne Checkliste. Diese spricht er mit der Firmenleitung ab. Außerdem fertigt er eine Karte an, in die er alle aufzustellenden Möbel der betreffenden Abteilungen einzeichnet. Dazu kommen die technischen Anschlüsse wie Steckdosen und ISDN-Anschlüsse, die für die EDV benötigt werden. Da viele Gegenstände des Inventars in Modulbauweise kreiert werden, lassen sie sich in fast jedem Raum sinnvoll anordnen. Innerhalb des Planes vergibt der Verantwortliche Nummern. Diese trägt er in eine dazugehörige Legende ein. Mit diesen Daten weiß jeder Mitarbeiter, wo er später sitzen wird und welche Gegenstände und Akten in die entsprechend gekennzeichneten Kartons gehören.
Der große Büroumzug findet mithilfe einer Umzugsfirma statt. Diese stellt die Umzugshelfer, die Lastwagen sowie das Sicherungsmaterial zur Verfügung. Auf Wunsch bringt der Auftragnehmer auch die notwendigen Umzugskartons mit.
Jeder Kunde und Geschäftspartner muss vom Standortwechsel rechtzeitig informiert werden. An dieser Stelle haben sich Rundschreiben als Mail bewährt. Alternativ wählt die Geschäftsleitung den Postweg. Arbeitet das Unternehmen mit von Druckereien angefertigten Geschäftsbriefen, wird für die neue Adresse aktuelles Briefpapier benötigt. Gleiches gilt für individuelle Prospekte, die genau auf die Firma zugeschnitten worden sind.
Am Tag des Umzugs stellt der Internetanbieter die Anschlüsse um. Der alte wird entweder komplett abgeschaltet oder aber am neuen Standort aktiviert. Zwischen diesen Schritten dürfen maximal zwei Stunden liegen. Deshalb ist der Anbieter zeitnah zu informieren, damit er seinen Mitarbeiter kurzfristig einplant.
Da jedes Unternehmen mit den Banken, den Versicherungen und dem Finanzamt korrespondiert, hat es diese Stellen im Voraus vom Büroumzug zu informieren. Werden firmeneigene Fahrzeuge eingesetzt, sind sie bei der Kraftfahrzeugmeldestelle sowie der Kfz-Haftpflichtversicherung umzumelden. Das ist jedoch nicht der Fall, wenn der Umzug unter der gleichen Adresse stattfindet.
Während Banken nur die Adresse umstellen, wird der Versicherungsvertrag bei einem Wechsel des Sitzes ungültig. Er muss mit dem Versicherungsvertreter neu verhandelt werden. Das hängt mit der Art des neuen Hauses sowie dessen Ausstattungen zusammen. Eventuell benötigt der Versicherungsnehmer nach dem Büroumzug sogar einen erweiterten Versicherungsschutz. Vollzieht sich der Wechsel von gemieteten Räumlichkeiten in ein firmeneigenes Gebäude, schließt der Firmeninhaber außerdem eine Gebäude- und eine zusätzliche Haftpflichtversicherung ab.


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